经山西省教育厅批准，晋中学院档案馆2005年8月成立。它的前身是由晋中师专档案室、晋中教育学院档案室、晋中职工大学档案室合并组建成立的档案室。档案馆现有工作人员7名,馆长1名，专职档案员6名，负责全校档案的收集、整理、鉴定、保护、保管、统计、利用、编研等工作。

档案馆馆舍面积500余平米，保存全校7个全宗、15类别的档案。档案馆馆藏档案包括：文书档案（党群、行政等类目）10000余卷；财务档案（财务凭证、财务账本、财务报表等类目）50000余卷；科技档案（科研、外事、基建、固定资产等类目）5000多卷；教学档案15000多卷；学生档案（在校生档案、技校个人遗留档案、师专历史遗留档案等类目）30000多份；实物档案200多件；共计80000多卷，30000多份，200多件。

档案馆坚持以习近平新时代中国特色社会主义思想为指导，深入学习贯彻党的二十大、二十届二中、三中全会精神和全国教育大会精神，坚决落实习近平总书记对档案工作重要指示批示精神，全面落实学校第三次党代会提出的“1359”发展思路、学校“十四五”规划，以立德树人为根本，以档案信息资源建设为核心，以扩大档案开发利用为目标，严格规范管理、优化工作作风、强化队伍建设，提高业务技能，加快档案信息化步伐，不断提升档案查阅利用服务水平，充分发挥档案工作在推动学校办学治校育人高质量发展的基础性、支撑性作用。