为了有效利用学校档案信息资源，更好地为学校教学、科研、管理等各项工作服务，维护师生员工的合法权益，发挥档案的经济效益和社会效益，同时贯彻执行国家有关档案保密规定，确保档案的安全，特制定查阅利用规定。
凡是未涉及国家秘密，涉及专利、成果以及科技秘密，涉及个人隐私，绝密级、秘密级文件，归档部门规定限制利用的，学校党政重要会议纪要、记录以及重大历史遗留问题等以外的档案均可以按规定查阅利用。
档案利用方式为：查阅、借阅、复制、提取、出具证明等。
一、上级、学校党政文件、学校教学、科技方面的文件资料等档案的查阅利用
1.各系部工作人员因工作需要查阅利用此类档案的，由查阅利用人填写《晋中学院档案查阅利用登记表》，经档案馆业务工作负责人审核后，档案管理员负责办理。
2.本校教职工（包括离退休人员）因私需查阅利用此类档案的，须本人向其所在系部（或管理部门）或向档案归档部门提出申请，经归档部门负责人同意后，委派其工作人员或让查阅人携带签字盖章的申请书到档案馆填写《晋中学院档案查阅利用登记表》，档案馆业务工作负责人审核后，档案管理员负责办理。
3.校外单位、校外人员，原则上不允许查阅利用此类档案。确因特殊原因必须查阅利用此类档案的，因公查阅利用的须持单位介绍信，因私查阅利用的须提出查阅利用的申请并出示有效身份证件，填写《晋中学院档案查阅利用审批表》，归档部门负责人审批同意后，档案馆业务工作负责人审核后，档案管理员负责办理。
4.凡是涉及国家秘密，涉及专利、成果以及科技秘密，涉及个人隐私，绝密级、秘密级文件，归档部门规定限制利用的，学校党政重要会议纪要、记录以及重大历史遗留问题等的档案均是不宜公开的档案。
因工作特别需要或出现特殊情况，必须查阅利用此类档案时，需查阅利用人填写《晋中学院重要档案查阅利用审批表》，经查阅利用人系部负责人及其分管领导，分管档案工作校领导审批后，档案馆负责人审核后，由档案管理员负责办理。
二、会计、审计、基建、土地、房产及其他档案查阅利用
1.各系部工作人员因工作需要查阅利用此类档案的，由查阅人填写《晋中学院档案查阅利用审批表》，经查阅部门负责人和归档部门负责人审批同意后（涉及案件或需要保密等情况可不经过归档部门审批），经档案馆业务工作负责人审核后，档案管理员负责办理。
2.本校教职工因私、校外单位、校外人员，原则上不允许查阅利用此类档案。确因特殊原因必须查阅利用此类档案的，由查阅利用人提出申请，查阅部门负责人签字同意后，填写《晋中学院档案查阅利用审批表》，经归档部门负责人，分管档案工作校领导审批同意后，档案馆业务工作负责人审核后，档案管理员负责办理。
3.国家有关公检法等部门查阅利用的，按国家有关法律法规，学校有关制度提供查阅利用服务，需承办部门派专人陪同办理，并填写《晋中学院档案查阅利用登记表》，档案馆业务工作负责人查验核实身份后，由档案管理员负责办理。
三、毕业学生档案的查阅利用
学生档案包括新生录取名册（录审表）、学籍表、学生成绩单、毕业生名册（毕业证和学历学位证发放花名册）、四六级英语成绩册、派遣花名册等。
凡是本校毕业的学生均可查阅利用上述档案资料，查阅利用办理方式有：现场办理和远程办理两种。
（一）现场办理
1.本人办理：携带身份证原件及复印件、毕业证书（学位证书）原件及复印件、单位介绍信、官方招聘相关材料（“查档利用目的”为招聘的情况），并填写《晋中学院毕业生档案查阅利用审核表》，档案管理员核查身份，报档案馆业务负责人审核后，由档案管理员负责办理。若毕业证（学位证）丢失的，须提供就读教学单位证明。
2.委托他人办理：被委托人须携带本人身份证原件及复印件、委托书（委托书模板“下载专区”）、委托人身份证原件照片（正反面）及复印件、毕业证（学位证）原件照片及复印件，以及本人手持身份证照片，委托人单位介绍信、官方招聘相关材料（“查档利用目的”为招聘的情况），填写《晋中学院毕业生档案查阅利用审核表》，档案管理员核查身份，报档案业务负责人审核后，由档案管理员负责办理。若毕业证（学位证）丢失的，须提供就读教学单位证明（证明模板“下载专区”）。
（二）远程办理：通过电子邮箱查阅学生学籍档案。
办理流程：1.本人按查询需要详细、准确完整的填写《晋中学院毕业生档案查阅利用审核表》中相关内容，如，邮件主题（XXX学生查阅利用学生档案）、个人信息、查阅利用内容、利用方式，并将本人身份证（正反面）拍照或扫描、毕业证（学位证）拍照或扫描，以及本人手持身份证照片，单位介绍信、官方招聘相关材料（“查档利用目的”为招聘的情况），发送到jzxydagdas@163.com邮箱,请保证图片清晰可见，图片模糊者将不予办理，并提前联系档案管理人员，联系电话0351-3985629。
2.档案馆收到申请查档电子邮件及电话后，安排专人负责办理，甄别审核邮件信息并做回复，经核实身份和申请材料符合要求的，根据查阅利用要求，准备档案资料，将申请查询的档案资料经档案馆盖章扫描后以附件形式发送回查阅利用人申请邮箱。如需纸质版档案资料（仅提供一式一份），查阅利用人联系EMS快递上门取件进行邮寄，邮寄费由查阅利用人支付。若毕业证（学位证）丢失的，须提供就读教学单位证明。
四、在校学生档案的查阅利用
在校学生主要是通过普通高考、对口升学考试、专业本考试入学的学生，学籍档案主要是新生入学时提交的个人档案资料：高中档案、考生报名表、考生当前信息表、考生体检表四种。
在校生查阅利用个人档案时，需由本人携带身份证原件及复印件，所在教学单位证明材料，填写《晋中学院在校生查阅利用个人档案审核表》，由教学单位档案管理员和档案馆档案管理员共同拆封查阅并根据利用要求复制或开具档案证明等。
如果在校学生因各种原因需要办理学籍异动，提取档案时，需本人携带身份证原件及复印件以及学籍异动相关资料，填写《晋中学院学生个人档案提取审核表》，由学生所在教学单位的档案管理员与档案馆档案管理员共同核查档案资料后装封提取。若委托人他人办理，被委托人需携带委托书、本人及被委托人身份证原件及复印件以及学籍异动相关资料，填写《晋中学院学生个人档案提取审核表》，由学生所在教学单位的档案管理员与档案馆档案管理员共同核查档案资料后装封提取。
五、学生遗留档案装封与提取
学生遗留档案是指学生毕业未提取个人档案或学生修业年限期满但未获取毕业资格的学生，留存在档案馆的个人档案资料。
已经毕业但未提取个人档案的毕业生和后续获得毕业资格的学生提取个人档案时，需本人携带身份证原件及复印件、毕业证（学位证）原件及复印件，填写《晋中学院学生个人档案提取审核表》，由教学单位档案管理员与档案馆管理员核实学籍材料后装封并办理提取手续。若毕业生丢失毕业证（学位证），需毕业生提供其班主任或辅导员证明材料。
六、查阅利用规定
1.查阅人必须在规定地点查阅档案，查阅时只准翻阅需要部分，不准随意翻阅其他部分，不准私自拆卷、涂改、乱划、做标记，不准损坏、丢失。
2.查阅人如需复制档案，由档案管理员负责复制，但密件不得复制。
3.查阅人对所查阅档案的保密、安全和完整负责，不得传播涉密、限制利用的档案内容信息。
4.学校档案原则上只限在档案馆内查阅，如有特殊需要外借，只限本校部门工作人员。借阅时须填写《晋中学院档案查阅利用审批表》及《晋中学院档案借阅明细表》方可借出。借出时间一般不超过5个工作日，如有特殊情况，要延长借用时间，需申述理由，办理续借手续。用完立即归还。
5.档案管理员根据分工职责负责借出和归还手续办理，借阅人与档案管理员均要当面认真检查档案的污损、页码完整等情况。
6.借阅者应做好档案的保护、安全、保密工作，不得私自拆卷、随意拆叠、勾划、撕页、涂改、复制等。如有损坏档案行为者，视情节给予批评教育或根据《中华人民共和国档案法》的有关条款给予处理。