各部门、各二级学院：

   按照教育部《高等学校档案管理办法》及《晋中学院档案管理办法》的规定，要求各单位应在每年的6月30日前将上一年度所形成的档案整理好，按时移交到档案馆。

  请各单位按照本部门的归档范围，对2019年度及之前需归档的材料进行收集、整理：

1.加强电子档案及声像档案的收集归档工作。2018、2019年度本部门形成的归档材料，移交纸质档案的同时，必须移交相应的电子档案。其中电子档案包括：正式发文的扫描件、Word文档等相关资料。声像档案包括：重大活动的录音、录像、照片及说明等。2018之前的档案可只归纸质版。

2.加强重要及核心档案的收集整理，避免重要档案材料的缺失。

3.归档文件包括纸质、电子、光盘、照片、录音、录像以及其它各种形式和载体的档案。

4.档案材料的归档时间为：2020年7月30日之前。

重要提示：各单位将归档材料收集齐全并检查没有问题后再进行组卷（详见附件《立卷归档的基本要求》），以保证移交到档案馆的档案材料齐全完整、标准规范。                                        

               档案馆                                        

           2020年2月26日