在校庆60周年之际，我校将围绕“凝心聚力、逐梦百年”的主题要求，举办一系列隆重而有特色的庆典和纪念活动。期间将会产生大量反映学校发展、校友活动等方面的资料（含纸质、声像、实物等），这些都是学校宝贵的历史记录，具有重要的保存和参考价值。为了能完整体现和真实反映校庆活动的全过程，并能及时把这些资料真实、完整、规范地归档，依据“山西省档案局印发《关于加强和改进新形势下高校档案工作的实施意见》的通知”（晋档字〔2016〕64号）及《晋中学院档案管理实施办法》等的要求，现将归档工作事宜通知如下：

一、归档分工

1、校庆各工作组和各教学学院指定专人负责本工作组、本学院开展庆典活动过程中形成材料的收集、整理，并移交校庆办公室。

2、学校档案馆负责对校庆材料收集工作进行监督和指导，并对校庆办公室移交的材料进行完整接收、科学分类、系统整理、集中管理，有效利用。

二、归档范围

1、校庆筹备期间和系列活动中产生的具有保存价值的文字、图表、声像、数据、实物以及其它形式的原始记录材料。

2、校庆当日，校级层面以及各教学学院举办的各类庆祝活动产生的具有保存价值的文字材料、声像资料及实物等。

3、具体归档范围见附件1

三、归档要求

1、材料齐全完整，内容真实客观，信息准确详实，声像资料清晰。

2、所有文字材料均应为原件，图片、声像资料及实物等移交时，需同时附相关说明。图片、声像文字说明包括时间、地点、事由、背景、人物的姓名及职务（主要人物注明职务），拍摄者等；实物档案应按照附件6样表填写。          

3、归档时间：各工作组在校庆活动结束后的一个月内，向校庆办公室移交材料；校庆办公室按照归档要求进一步整理编目后，向档案馆移交。

特此通知。

附件：

1.晋中学院60周年校庆活动材料归档范围

  2.晋中学院60周年校庆材料收集、整理规范指南

   3. 晋中学院60周年校庆活动声像资料收集、整理指南

   4.晋中学院60周年校庆文件材料目录移交表（样            表）

   5.晋中学院60周年校庆录音录像档案移交表（样表）

   6. 晋中学院60周年校庆照片档案移交表（样表）

   7.晋中学院60周年校庆实物档案移交表（样表）

晋中学院

2018年8月29日