各市、县（市、区）档案局，省直各单位档案部门,各省属企业档案部门,各高等院校档案部门：
为了深入贯彻落实省委办公厅、省政府办公厅《关于加强和改进新形势下档案工作的实施意见》（晋办发〔2015〕20号），提升全省档案事业发展整体水平，更好地服务我省经济社会发展，我们制定了山西省档案局深入贯彻落实《关于加强和改进新形势下档案工作的实施意见》的工作措施，现印发你们，请结合实际细化，抓好落实。
山西省档案局
2016年1月18日
山西省档案局深入贯彻落实《关于加强和改进新形势下档案工作的实施意见》的工作措施
2014年2月27日，中办、国办印发《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》（以下简称《意见》），为新形势下做好档案工作提供了重要遵循和有力指导。为贯彻落实《意见》要求，推进新形势下我省档案工作创新发展，2015年4月29日省委办公厅、省政府办公厅印发了《关于加强和改进新形势下档案工作的实施意见》（以下简称《实施意见》），为全省档案工作提供了全方位的支持和保障，是做好今后一段时期全省档案工作的行动指南，对我省档案事业可持续发展具有里程碑式的意义。全省各级档案部门和档案工作者要认真学习、深刻领会、深入贯彻落实，进一步围绕中心、放眼大局、勇于担当、积极作为，努力加强档案接收、整理、保管、保护、编研、监督管理、业务指导、技术开发等基础性工作，充分发挥独特的行业效用，更好地服务于我省“四个全面”战略布局和经济社会各项事业，为全面建成小康社会作出更大贡献。
一、依法行政，强化监督管理，以“大法治观”促进档案法制建设由行政推动型向法治推动型转变
1.紧密围绕大局和中心，依法行政。各市、县（市、区）档案行政管理部门要紧跟不断发展变化的经济和社会形势，在党和国家事业发展中找准位置，围绕我省改革发展大局和本地区中心工作，将依法行政的基本原则与依法治档的科学理念结合起来，在履行档案行政管理职责过程中，以法治思维和法治方式去解决和处理工作中遇到的困难和问题，把先进的法治理念和现代科学技术运用到依法行政的实践中去；按照“两清单”、“两张图”，落实档案行政审批及要求，规范和优化审批流程，切实加强依法行政；积极运用现代信息技术手段，依法将局馆概况、主要职能、服务内容、工作动态、投诉监督和档案行政执法的有关事项向社会公开，把政务公开与依法行政结合起来，进一步推进依法行政；要按照国家档案法律法规体系建设的总体要求和档案事业发展的客观需要，切实加强地方档案规章制度的清理、修订、补充、完善工作，优先制定事关民生的档案工作规范性文件，使依法行政更接地气；加大执法检查力度，全面深化行政执法责任制，对各单位档案工作依法监管，积极开展《档案法》及其《实施办法》的执法检查和专题视察或调研，定期开展档案安全、馆库建设、重大建设项目档案管理等专项检查，做到行政执法“不越位、不错位、不缺位”，对突出问题及时通报，督促整改，严肃查处档案违法违纪行为，完善重大行政处罚备案审查监督制度、档案行政执法责任承诺和公示制度、档案行政执法评议考核和责任追究制度等；加强与工作对象的沟通，建立顺畅的联系制度，既严肃查处违法行为，又促进工作的改进，切实维护正常的档案管理秩序和档案法律法规的严肃性与权威性；科学谋划和积极推动档案业务指导方向、方式、方法的转变，以档案行政执法检查作保障，边执法、边指导，借助档案行政执法检查的力量解决档案业务指导工作中难以推动的工作和不易解决的问题；面对新形势、新任务和新要求，要加强档案工作统筹规划和组织协调，促进和提升本地区档案工作行政管理能力和公共服务水平，把依法行政与业务指导、执法检查、政务公开和制度建设等有机结合起来，切实增强依法行政的实效，不断完善档案依法行政和依法治理相统一的治理体系。
2.紧抓关键因素，依法履职。各机关、人民团体和企事业单位的档案工作要按照《实施意见》要求加强领导，健全机构，配备专门人员，完善设施和制度，按照法定职责，做好档案管理和行业督导工作，建立健全档案工作分级管理、分类指导机制。要抓住“关键人物”，一要紧紧抓住各级档案领导干部，尤其是负有行业督导职责的各级档案领导干部，以及从事基础档案工作的人员，按照国家法律法规界定、赋予的任务和职责，将依法履职的战线延伸到全局工作和全方位工作的方方面面；二要紧紧抓住档案工作链条中决定档案形成状态、质量和完整程度的关键人物，如科研课题、重要项目、主要职能活动的组织管理人员、技术负责人员和其他参与人员，使他们也能够充分认识档案和档案工作的重要作用，认真履行法定职责，发挥专业优势，有效推进依法治档。要抓住“关键部门”，紧紧围绕承担档案工作重要任务和职能的重点部门，如档案业务指导部门、档案执法监督部门、档案提供利用部门等，遵循“法无授权不可为、法定授权必须为”的原则，严格将法定的岗位职责作为行政、行事准则；各单位档案工作一般归口办公室管理，根据实际需要有条件的单位应建立独立的档案工作职能机构，负责本单位档案收集保管和利用服务；各主管部门档案机构要加强对本行业、本系统所属单位档案工作安排部署和监督检查，将档案工作列入本行业、本系统年度工作目标考核体系，抓好督促落实，保障归口和所属单位档案工作正常开展和科学发展。要抓住“关键程序”，一要完善依法决策程序，在作出诸如档案馆库建设、档案信息化工程招标等重大或专业性较强的决策时，要把“公众参与、专家论证、风险评估、合法性审查、集体讨论决定等”确定为重大行政决策法定程序，通过论证会、座谈会等多种方式，广泛征求广大人民群众、相关专家学者的意见，必要时聘请专业咨询机构提供咨询，保障决策科学，将靠法治、靠制度决策的思维真正融入日常工作中；二要探索建立档案业务指导、接收、保管等关键环节的质量终身责任追究制度和责任倒查机制，对违反决策程序、出现重大行政决策失误、造成重大损失的，按照谁决策、谁负责的原则严格追究责任；三要建立健全档案工作领导体制和工作机制，各级各单位各部门要根据《意见》和《实施意见》要求，理顺本系统本部门本单位档案工作领导体制和工作机制，制定出各自的《实施意见》，明确领导、明确岗位及工作人员、明确责任、明确任务、明确责任追究及倒查机制，建立档案工作条件保障机制，确保工作任务落实。
3.合理配置资源，依法治档。市、县（市、区）各级各类档案馆要在同级档案行政管理部门的监督指导下依法依规在各自职责范围内开展工作，既要加强档案收集、丰富优化馆藏，又要遵循档案归属流向规定，避免档案资源分散割裂、管理职能交叉包含；已经批准建设市、县（市、区）国家综合档案馆新馆的地方，不再建设同类型的档案馆库，所形成的档案按规定年限、范围和程序移交同级国家综合档案馆统一保管；各级各类档案馆要加强档案法制宣传，面对人民群众的新要求、新期待，应与时俱进，充分发挥现代传媒的优势和作用，努力在建立日常档案法制宣传教育阵地、开辟档案法制宣传教育新途径、发挥法治实践宣传教育作用等方面实现新突破。要根据不同层面、不同行业和不同对象的特点，有针对性地开展档案法制宣传工作，做到既有针对性，又有覆盖面。同时还要广泛开展主题鲜明、富有实效的档案法制宣传主题活动，在全社会营造依法治档的良好氛围；市、县（市、区）国家综合档案馆要进一步深入贯彻国家档案局第9号令，完善档案分级分类收集管理工作，加强本地区各种门类和载体档案的收集，充分积累和储存档案信息资源。同时，要坚决执行《政府信息公开条例》，充分考虑人民群众和社会各方面便捷利用的需求，认真做好可公开政府信息的采集、宣传和提供利用工作，促进档案馆依法实现和拓展“档案安全保管基地、爱国主义教育基地、档案利用中心、政府公开信息查阅中心、电子文件备份中心”等“五位一体”的功能建设。
二、应收尽收，加大收集力度，以“大资源观”实现档案资源建设由单一化接收向多元化收集转变
4.不留死角，抓好档案资源源头和管理基础。各单位档案管理部门要将文件材料归档工作作为工作重点，深入贯彻国家档案局第8号令、第10号令，根据本单位文件材料的形成规律和特点，认真梳理文件材料的来龙去脉，进行充分的调查摸底，做好应归档内容、范围的归纳整合工作，注意落实“以人为本”的保管期限划分原则，及时调整关于“人的”文件材料的保管期限，在充分调研、认真归纳总结的基础上，编制本单位“归档范围和保管期限表”，并报经同级档案行政管理部门审核，批复后执行；归档内容要重点突出，能够既全面又具体生动地反映本单位的职能活动，同时要注重归档文件材料载体和形式的完整性、多样性，做到应收尽收、应归尽归、全面覆盖；如发生机构改革或职能变化，归档范围必须进行相应调整，机关和人民团体要按照国家档案局第8号令、企事业按照国家档案局第10号令适时修订文件材料归档范围，按规定报经同级档案行政管理部门或上级单位审核，同意后实施。省、市、县（市、区）各企事业单位总部要积极组织和督促所属企事业单位扎实做好《文件材料归档范围和档案保管期限表》编制和报审备案工作；严格落实文件材料部门归档责任制，应当归档的文件材料由其形成或办理部门收集、整理，如期向本单位档案机构移交归档，收文、发文分属不同部门办理的单位，收文部门一定要在传阅完毕后将属于本单位归档范围的收文移交档案机构集中统一管理，办公室、人事、纪检部门一定要将会议记录、人事、纪检工作文件及时向档案机构移交，确保本单位档案收集齐全完整。各级档案行政管理部门要加强文件材料归档指导、清查和监督工作，消除文件材料不归、漏归、迟归和分散保管等现象。
5.突出特点，发扬传统档案收集工作的优势。市、县（市、区）各级各类档案馆要按照国家档案局第9号令制订并适时修订收集档案范围、收集名册和工作方案，按规定报请上级档案行政管理部门审核同意后实施。国家综合档案馆要继续保持和发扬集中管理党政机关档案和其它重要档案的优势，根据实际情况和需要，扩大档案收集范围，分批次、有组织、有计划地依法开展对本级单位及其所属组织、机构档案的接收工作；要关注机构改革、企事业单位改革转制工作，适时做好撤（并）销单位和组织档案收集工作；加强特色档案资源建设，重点收集具有行业和专业典型性、代表性的特色档案，有针对性地收集具有区域、地方、时代特色的档案，充实特色档案、专题档案馆藏，不断丰富和优化馆藏，打造档案信息竞争的新优势；强化本地区重要特色档案——重大活动档案的收集工作，及时了解党委、政府和有关部门重要工作部署，主动跟踪、提前介入、协调各方、全程跟进，力争把重大活动从开始动议、着手筹备到活动展开、闭幕结束整个过程所形成的所有的文件材料都收集齐全，切实把重大活动、重要事件、重要会议等档案资料收集工作做细做好；要进一步拓宽档案收集渠道，制定征集工作规划、实施方案和管理制度，广泛收集线索，积极征集散存在社会上的、反映地方特色、体现本地区社会、经济、文化等历史发展状况的、具有保存和利用价值的珍贵的历史档案资料，根据馆藏实际情况，设立专题，开展口述历史档案的采集工作，丰富特色馆藏资源；对于因认识不到位、整理不规范等问题导致的应该进馆实际没有进馆的档案，以及由于经费原因所造成的非国家所有的具有保存价值的档案，应予以登记、监管。列入省、市、县（市、区）国家档案馆接收范围的单位必须依法按时向档案馆移交档案，由于特殊原因需要延期或提前移交档案的，要按规定报请上级档案行政管理部门审批。
6.与时俱进，接纳新的档案“成员”进馆。随着经济社会发展的不断深入和深化，新的档案形成者、新的档案载体、新的档案类型和新的档案内容不断涌现，市、县（市、区）各级各类档案馆、各级档案行政管理部门以及各专业主管单位要及时研究分析这些新情况、新事物，制定应对措施。对于新的档案形成者，按其属性，需要纳入到各级各类档案馆归档范围的，各级各类档案馆要将其充实到自己的接收名册，并由同级的档案行政管理部门第一时间对其进行建档方面的指导和服务，保证其从产生起形成的文件材料规范完整齐全；对于诸如电子档案、音频视频档案、CAD图档、新兴社交媒体档案等新类型、新载体档案，市、县（市、区）档案行政管理部门要严格按照国际、国家和行业相关标准，及时规范管理，保证其齐全完整、及时归档；对于新的档案内容，档案馆要视情况将其纳入归档范围，档案行政管理部门要将其作为监督指导对象，各专业主管单位的档案机构要协调、督促本单位相关部门落实新的专业档案建档工作职责，依据《国家基本专业档案目录》研究健全专业档案建档内容和管理制度，加强和促进新的专业档案形成和收集管理，并按时向本单位档案机构移交。
7.为民惠民，建立顺畅的民生档案进馆通道。市、县（市、区）档案馆要扩展涉及人民群众切身利益档案收集范围，优先将就业、住房、医疗、食品安全、收入、养老、教育、环境保护等民生档案接收进馆，尤其要做好与国家惠民政策相关的民生档案的收集和利用；市、县（市、区）档案行政管理部门要加强对本地区各涉民部门和单位形成的民生档案建档和管理情况的监督指导，切实把民生档案建好、管好、用好；各涉民部门和单位的档案机构要严格执行归档制度，按照本单位制发的“归档范围和保管期限表”监督、指导涉及民生方面的归档文件材料的齐全完整和集中统一管理。
三、贴近社会，深化开发利用，以“大服务观”推动档案利用体系建设由被动性提供向主动性开放转变
8.积极服务党和政府工作大局。档案工作是为党管档、为国守史的伟大事业，各市、县（市、区）档案行政管理部门、各级各类档案馆和各单位档案机构要摆脱固化思维的影响，以强烈的时代感、使命感、责任感，紧紧围绕党委和政府工作中心，在服务的态度、模式、方法、手段上，全面实现“三转”，即转被动为主动、转管理为服务、转单一化为多元化，主动关注和跟踪本地区、本部门、本系统、本单位改革发展动态，积极参与重大活动、重点项目、重要会议等重要工作，为党委、政府提供资政服务，为本部门、本系统、本单位领导决策提供参谋服务；要进一步拓宽档案文化传播渠道，深入挖掘档案文化资源，努力联合电台电视台、报社、网站、旅游部门及文化产业机构，努力开发多层次、适应现实需要的档案文化精品；加大推进档案馆爱国主义教育基地和中小学档案教育社会实践基地等建设力度，用活档案资源，发挥档案优势，为培育践行社会主义核心价值观服务。
9.积极服务社会公众。“服务”是档案与社会公众之间的“金桥”和“金线”，可以缩短以致消除档案与社会公众之间的距离，各市、县（市、区）档案行政管理部门、各级各类档案馆和各单位档案机构要摒弃档案服务就是查借阅档案的思想，树立“档案部门就是服务部门，档案人就是服务员”的理念，以服务大众作为思想和行动的准则，促进档案为民服务上水平、上台阶。各级各类档案馆要制定科学、合理、周全、透明的服务政策和服务制度，一方面让提供档案服务的工作人员有所遵循，减少因规避风险而不适当地扩大限制利用范围的保守倾向，同时让社会公众在利用档案时用得明白、用得方便、用得放心；要采取多样化的对社会公众具有亲和力的服务方式，降低门槛、迎民进馆、走出馆门、主动“推销”，借鉴国内外、省内外先进经验，让社会公众以喜闻乐见的方式了解、接触档案，并通过提供利用服务，引发广大利用者以各种方式提供档案线索或捐赠档案，从而使档案馆与社会公众之间形成一种良性的互动模式；要满腔热情地想方设法提供让利用者信服、愉悦的高质量服务，比如，提供开放的档案目录、准确的档案检索、高水平的档案咨询服务，提供专题查询、远程查询、跟踪服务，提供档案证明、个人档案（如农民土地证）寄存、残疾人无障碍服务，为不同需求的利用者（如决策支持、科学研究、查找凭证、编史修志、追思怀旧、文化休闲等）提供量身定制的妥帖服务，使不同职业、不同层次的社会公众都能与档案馆结缘，领略档案的价值和文化内涵，成为档案馆的终身用户。各档案馆和各单位档案机构要加强档案利用窗口建设，进一步提升档案利用窗口的社会服务功能，一要打造“服务型”窗口，完善便民服务功能，开展预约查档、函电代查、联合查档等服务业务；二要打造“满意型”窗口，以本地区人民群众的需求为服务导向，及时获取群众的利用需求、咨询信息和反馈信息，建立健全群众服务评议机制，反向促进服务水平提升。各涉民部门和单位的档案机构要大力发掘库（室）藏民生档案信息，将档案利用与本部门、本单位行政服务窗口对接，加强和规范民生档案利用工作和政府公开信息的查阅服务工作，促进服务窗口进一步向基层、社区、农村延伸，有针对性地开展信息输送服务，真正送宝下基层，为广大人民群众答疑解惑，增强档案工作服务民生的能力。积极探索史志部门、档案部门的信息资源整合，实现集约管理，方便人民群众集约利用。
10.积极服务经济和社会的发展。新形势下经济和社会的发展要求，决定了档案部门必然面临新的挑战，各级国家档案馆要善于谋大局观大势，在继承发扬传统服务优势的基础上，有效将现代服务理念融入到档案工作中，以小促大、以点带面，更有效的服务经济和社会的发展。要进一步挖掘档案利用潜能，依法开放档案，向社会公布开放档案目录，满足社会公众查询利用需要，各市、县（市、区）档案馆馆藏已到法定开放期限的档案需要延期向社会开放的，要依法报上级档案行政管理部门审批；要积极探索和开辟档案利用新途径，通过报送或推送相关档案信息、编辑出版档案参考资料、举办档案专题展览、建立网站发布网络信息、发行影像制品、送档案信息进农村和社区等形式，全方位为社会提供档案信息服务，提高档案工作服务经济和社会发展的能力和利用服务效益；进一步做好服务企业、农业农村和社区档案工作，帮助企业提升管理水平、降低运营成本，为新农村建设出实招，增强档案工作服务企业、农业农村和社区发展的能力；充分利用好档案这一文化“母资源”，积极为社会主义文化大发展大繁荣服务，打造档案文化精品，增强档案工作服务文化强省建设的能力；立足“社会本位”，拓展服务方式，开展现代档案业务咨询服务、档案专题服务，实行档案信息服务联合协作，构建档案信息服务网络平台，使档案服务与当代经济社会的发展同步。
四、科学运作，保证信息化质量和进程，以“大效益观”推进档案信息化建设由粗放式加工向精细化加工转变
11.统筹布局，有重点地推进馆（室）藏档案数字化。各级各类档案馆和各单位档案机构要把馆（室）藏档案数字化作为业务建设重点工作加快推进，要采用先进成熟的设施和技术，组织质量过硬的专业团队，制定切实可行的档案数字化标准规范，并严格遵循，保障档案数字化的质量；要设计科学合理的工作流程，区分轻重缓急，统一规划、分步实施，把档案数字化费用纳入日常目标预算，保证数字化的进度和效率；要优先开展开放档案、珍贵档案、易损档案、高利用率档案、民生档案的数字化处理，待条件成熟后，再对剩余档案进行数字化处理，逐步拓宽档案数字化覆盖面；各档案馆要按照《数字档案馆建设指南》要求加快建设数字档案馆，努力实现存量档案数字化、增量档案电子化、档案传输网络化、档案管理规范化、档案利用实时化、档案工作现代化，实现数字档案馆各项业务功能，积极争取在全省数字档案馆建设评估活动中进行典型示范、交流和经验推广；各单位档案机构要按照《山西省数字档案室建设指南》开展数字档案室建设，重点推进档案数字化、电子档案收集和档案网络远程服务，积极推行文档一体化，运用现代信息技术完善档案管理和利用工作，实现档案系统与本单位信息化系统互联共融。
12.明确规范，有章法地开展电子文件归档管理工作。各单位档案机构要争取领导重视支持，将电子文件归档管理纳入本单位重要工作日程和信息化建设总体任务，明确要求、落实责任、严格措施、提供条件，保障电子文件归档顺利开展，要结合本单位实际，研究明确电子文件归档范围和管理任务，规范开展归档电子文件整理、存储、备份、鉴定、迁移、利用等工作，规范应用软硬件设施，提高电子文件归档质量和管理水平；档案部门要和相关部门加强协作，围绕电子文件管理简化程序、便捷操作、提高效率和管理归档电子文件法律效力等问题，组织科研攻关、专家论证、工作试点，促进电子文件管理机制创新取得进展和成效；各级国家档案馆要加快电子文件管理（备份）中心建设，发挥科技引领作用，更好地应对大数据时代和“互联网+”档案管理方式的变革。
13.多方联动，有步骤地构建档案信息共享中心。实现档案信息资源的社会共享，是网络时代对档案工作的必然要求，各级档案部门应将传统经验与现代技术手段有机结合，既要立足基础，又要适应现在、面向未来，加强多形式、多层次共享平台建设，按照条件成熟程度，有计划、分步骤地开展档案信息中心建设工作，满足档案信息共享需求。省档案馆将组织启动省级档案目录中心建设，以省档案馆为核心，依托各市、县（市、区）档案馆、部门档案馆，逐步延伸到省属机关重点单位，形成全省重要档案目录整合和信息共享平台。各市、县（市、区）档案馆、部门档案馆和专业主管单位档案机构要积极发挥对档案信息的集聚作用，推动本地区、本行业、本系统档案信息中心建设；有条件的档案部门要积极把档案目录和档案原文数字化，探索通过网络“众包”方式，借助志愿者、专业公司等社会力量在网上进行档案专题目录制作、关键词著录、照片文字说明标注、开放档案编研等工作，加大档案信息资源整合力度，加快档案信息资源整合的步伐；在资源整合的基础上，依托电子政务网，利用互联网，与其它档案部门、相关单位等进行跨单位、跨区域的信息整合与联动，逐步建立以本级档案行政管理部门为主导、本级国家综合档案馆为主体、有关部门协同配合的档案信息资源共享体系，各档案馆互相查阅档案资料，互相出具档案证明，让利用者不管身在何处，均可“一键启动”，开始查档利用操作，最终“一指解决问题”，享受不出家门、不出远门的“一站式”服务，实现档案信息资源的共享共用和便捷利用。
五、未雨绸缪，努力防早抓小，以“大安全观”满足档案安全体系建设由传统护卫向现代防御转变
14.进一步加强各项档案基础设施建设。各级档案行政管理部门要积极向党委、政府和有关单位领导汇报工作，按照《档案馆建筑设计规范》、《档案馆建设标准》的规定，抓住国家扶持中西部地区档案馆建设的契机，做好档案馆建设工作。已享受“十二五”补助的县级国家综合档案馆项目，要争取早日竣工、投入使用；未争取到“十二五”补助的县级国家综合档案馆项目，要及早规划，争取早日立项，早日开工，建筑面积不低于国家批准面积。各单位要按照《档案法》、《山西省档案管理条例》的规定，设置档案专用库房，完善管理档案的基础设施设备和装具，落实安全保护技术措施，为档案安全防灾和规范管理提供必要条件。
15.进一步加强档案从业人员的安全意识。档案工作的政治性，要求各级档案部门必须加强对工作人员的教育和管理，定期进行职业道德教育、保密法规和档案执业安全知识培训，让大家了解规矩、知道进退；要建立健全各项规章制度，让档案从业人员遵章工作、懂得敬畏，不敢忽视问题、不敢搁置问题、不敢擅自处理问题；要通过一起分析研究一些典型案例，总结教训，从而发现实际工作中存在的操作漏洞，亡羊补牢、避免隐患。
16.进一步强化档案安全制度落实。档案安全无小事，市、县（市、区）各级档案行政管理部门要将辖区档案安全工作列入监督指导、行政执法检查的重点工作，采取全面普查与随机抽查、重点检查的方式，确保档案安全工作全面、稳定、持续的发展。市、县（市、区）各级各类档案馆要及时组织人力、物力审慎开展馆藏档案开放和控制使用的鉴定工作，必要时，需征询档案移交单位的意见，经过鉴定，可以开放档案，要及时、依法、按程序向社会开放；严格管理控制使用档案和原涉密仍未解密的档案，根据实际情况必须提供利用时，应履行严格的审批程序；要抓紧、加快档案数字化工作，以保护档案原件，有条件的档案馆应在档案进行划控处理后再着手数字化加工，避免档案安全事故，已经数字化加工处理的档案，今后提供利用一般不再提供原件；档案出、入档案库房，档案移交、接收进馆，要科学设计工作流程，严格办理出入、交接手续，保证在档案的出入、交接过程中的安全。各单位档案机构要依法履职，以本单位的“归档范围和保管期限表”监控档案形成、积累过程，保证文件材料在归档前后的安全；按现行标准，规范整理档案，避免漏件，维护档案的完整安全。遵照“历史的、发展的、全面的”鉴定原则，合理划分档案的保管期限，确保永久档案的安全入围；要按照国家保密管理相关法律法规规定，进一步加强涉密档案的秘密变更和解除工作，加强档案保密和档案划控工作。
17.进一步筑牢档案安全防御体系。各级各类档案馆和各单位档案机构要树立公共安全理念，健全档案安全管理制度，严格执行档案安全突发事件防范和应急处置机制，提高档案管理人员的安全防范责任意识。要严格档案安全日常监管，定期检查维护设施设备，定期核查馆（室）藏档案，及时发现、抢救破损档案；要建立健全保管标准和管理规范，加强对数字档案信息的有效监管，做好数字档案的信息备份与安全保管工作，确保档案实体安全和信息安全；要加强档案信息安全防范，严格权限控制、信息加密、病毒防护、安全检测、落实备份等安全机制，提高档案信息化全程抗风险能力。各市、县（市、区）档案行政管理部门和各专业主管部门档案机构要加强对本地区、本系统所属单位档案安全工作监管，加强工作部署和监督检查，及时消除档案安全隐患，发生档案安全责任事故的，依法依规严肃追究相关领导和人员的责任。
六、推陈出新，探索创新驱动，以“大创新观”拉动档案事业由封闭型延续向开放型发展转变
18.大胆探索新的工作模式，推进档案集约化管理。各档案部门要按照《实施意见》要求，充分关注新领域、新业态、新组织的档案工作，在实际工作中注入理论性、研究性，探索档案集约化管理新途径，推进跨单位档案协同管理机制建设，通过组建联合档案室、档案文件管理中心等，为各单位集中妥善管理档案提供条件。推行行业性档案管理统一平台建设，由专业主管部门、企业总部等单位统筹安排档案库房和管理人员，满足本行业、本系统所属单位档案统一管理和信息共享需要；促进开发区、各种产业园区区域性档案集约化管理，由地区组织统一规划，建设集中式库房设施，统一管理本区域所属单位的相关档案；各市、县（区）档案行政管理部门、各单位档案机构要总结本地区、本系统特别是开发区、主体功能区、产业园区和新机构、新组织档案工作现状和发展需要，切实加强指导；开展档案集约化管理工作，要依法明确各参与单位在档案保管、利用、处置等方面的责任主体和职责权限，完善设施设备和制度措施，保障档案依法管理。
19．积极探建新的工作机制，规范引导社会力量参与档案管理。市、县（市、区）档案行政管理部门要适应档案工作发展需要，支持、规范档案业务外包和中介服务，鼓励并规范中介机构等社会组织参与档案事务，要按照国家有关规定，遵循安全第一、预防为主的原则，严格防范档案业务外包风险；各级党政机关、单位开展档案寄存、托管、代整理、数字化加工的，要及时告知同级档案行政管理部门并书面备案；各市、县（市、区）档案行政管理部门和有关单位要将档案业务外包和中介服务纳入监管范围，加强指导和监督检查，引导档案中介服务工作健康发展；档案中介机构等组织要加强自律、规范经营，严格执行国家和本省的相关法律法规和行业规范标准，加强制度建设和人员管理，切实提高服务质量，为档案事业发展提供人力支持、智力投入及技术帮扶等有效服务。
20.不断探寻新的合作伙伴，实现档案部门与其它部门的共享共赢。时代发展的特点就是各行各业你中有我、我中有你，各档案部门要勇于、善于同各行各业、各界人士兼容并进、交流合作，在利用其它行业的服务中发展自己，同时，探索一些共同的课题、项目，争取相关部门和单位、人员有效介入，共同发挥和利用各自的优势进行研究、开发，共同发展，最终实现共享共赢。可以和其它兄弟档案部门、档案期刊杂志、档案网站、档案科研单位、教育单位、档案社团组织等合作，可以同图书馆、博物馆、纪念馆、民俗馆等合作，可以和干部培训院校、高等院校、机关、企事业单位、民间组织、个人等合作，通过共同举办各种专题展览、组织各种学习交流活动、开展各种项目的研究合作，挖掘档案文化资源、发挥档案的宣传教育作用、扩大提升档案工作的执业能力、扩大档案工作的社会影响。
七、优化管理，注重培养教育，以“大发展观”引领档案干部队伍建设由单一型培养模式向复合型培养模式转变
21.合理选用干部，进一步加强档案干部队伍建设。要坚持按照习近平总书记提出的新时期好干部的标准选拔任用干部，在干部选拔任用中，坚持“德才兼备、以德为先、以廉为基”的用人导向，让不良选用现象失去存在的土壤；要按照省委的部署要求，打好“三个一批”组合拳，严肃整治“为官不廉、为官不为”问题，进一步推进民主推荐的合理性，把民主推荐结果作为衡量干部德才优劣的重要参考，加强新提任干部的个人情况申报和档案审查工作，坚决遏制干部“带病提拔”，真正把人看准选好，让群众公认的干部“推得出、选的上”，低调实干的干部“不吃亏、有盼头、有希望”；要按照习近平总书记提出的“五个坚持”的要求，把牢政治方向，站稳政治立场，从严管理、从严要求，坚持以严的标准要求干部、以严的措施管理干部、以严的纪律约束干部，进一步营造风清气正的良好环境，为我省档案事业科学发展提供有力的干部保障。
22.采用激励机制，进一步激活档案干部队伍活力。事业发展关键在人才，要充分认识我省现有档案专家型人才缺乏、中青年业务骨干力量薄弱、基层档案业务人员专业素质普遍较低等队伍建设问题，建立促进业务研究的激励机制，鼓励档案业务人员在岗学习、进修、参加高校及专业机构举办的专业定向教育，提供学术交流、提升学术研究能力的机会，为档案专业干部潜心钻研搭建平台，为青年人才脱颖而出创造条件，激发干事创业活力,为我省档案事业长远发展储备人才资源。
23.精心组织各种学习培训，进一步优化档案干部综合素质。要围绕党委和政府中心工作，不断创新教育培训理念，积极探索档案干部教育培训模式，从坚持规划引领、科学优化结构、注重培养质量三个方面入手，开展形式多样、切实、有效的档案干部教育培训，全面提升档案干部培养水平；要充分发挥老同志“传帮带”的作用，建立档案工作“一带一”现代学徒模式，创新培养方法，发挥老同志业务精通、工作经验丰富的优势，切实让年轻干部干有榜样、学有比样，使档案工作的经验与现代化的思想碰撞、结合，促进档案工作人员由过去的“工匠”向现代的“智匠”转变；坚持“以人为本、按需施教、联系实际、学以致用”的原则，对培训原则、内容、授课老师、教材、考试等做出明确规定和要求，坚持“需什么、学什么，缺什么、补什么”，增强培训的针对性和实效性；创新教育培训方式，采取请进来，送出去，自办或与其他相关单位合作办班等方式，同时加强提升利用现代化信息传播手段来进行业务培训的能力，以计算机网络为依托，按照各取所需原则，采用网上辅导、网上业务交流答疑解难，面对面、键对键地进行业务培训和业务指导，提升档案专业人员的能力素质；要把年轻干部放到有利于其成长和发挥作用的工作岗位进行培养锻炼，不断扩大交流范围，采取到基层档案部门蹲点、住村扶贫等方式，提高年轻档案干部队伍的综合能力。