各系：

根据《晋中学院档案管理办法》和《晋中学院2020级新生入学资格复查和学籍电子注册工作实施方案》的要求，为保证新生完整、准确、按时建档，各系应做好新生档案的清点、整理、审核与登记，并按时将新生的档案材料移交到校档案馆。现就有关事项通知如下：

一、新生档案的归档通知及时间

1、新生归档通知及相关表格由各系到档案馆网站“通知公告”栏里下载，详见通知及附件，根据收集范围认真审核和填写。

2、必须归档而短缺的材料各系要作好记录，并及时通知学生向原单位催要补齐。若经过多方努力无法补齐，需填写《学生档案缺失知情承诺书》一式三份，一份放在各班级档案最前面，一份交档案馆，一份各系保管。

3、新生档案材料的归档时间为：2020 年 11月 30日之前。

二、新生档案的移交清单

1、普通高考类新生档案

（1）高中档案

（2）普通高等学校招生考生报名表

（3）考生当前信息

（4）普通高等学校招生考生体格检查表

2、专升本类新生档案

（1）专科档案

（2）专升本类考试考生报名表

（3）考生当前信息

（4）专升本类考生体格检查表

3、对口升学类新生档案

（1）中等职业学校档案或高中档案

（2）对口升学考试考生报名表

（3）考生当前信息

（4）对口升学考试考生体格检查表

注意：有关党团组织的材料移交到党组织、团委。

三、新生档案整理要求

以班为单位整理排序，填写下载的表中内容，按学生学号排列顺序，同时用铅笔在档案袋右上角标明学号后两位比如01、02......（注意：一个学生的档案材料不管有多少份，只标一个学号，统一装入同一个档案袋中。）

四、新生档案移交注意事项

1、新生入学临时档案袋请自备，每人一个档案袋，本系尽量统一，临近毕业时再统一从档案馆领取正式的档案袋。

2、各系将学生入学材料全部审核完毕后直接装入自备的档案袋并密封加盖公章，档案袋封皮上要写清学生个人信息及内装材料清单。

3、高考试卷、学位论文及在各类报刊杂志发表的论文均不在归档范围；团员证及各种获奖证书原件均不在归档范围，应由学生本人保存；除高考成绩和高考志愿表的信封应保留外，其它材料的信封均不在归档范围，应当撤出。

4、以系为单位移交档案,务必严格按照学号顺序依次排列（由小到大排序）。

5、需要移交档案馆的表格如下：

（1） ①《2020级新生入学档案移交统计表》②《晋中学院2020级普通高考类新生入学档案材料交接表》③《晋中学院2020级专升本类新生入学档案材料交接表》④《晋中学院2020级对口升学类新生入学档案材料交接表》，并将以上表格的电子版（格式：系+2020级新生档案各种移交表）发送到 jzxydagdas@163.com ，纸质版移交表一式三份（加盖公章），一份放在各班级档案最前面，一份交档案馆，一份各系兼职档案员保管。

（2）《学籍登记表》，此表一式三份，加盖学籍管理部门公章。学生临近毕业时，一份装入学生个人档案袋，一份以班为单位装订成册移交档案馆、一份各系留存。

6、移交时各系兼职档案员必须在现场履行移交手续，如有特殊情况可开具介绍信委托其他人员移交，明确所办理业务及办理人员身份。

             晋中学院档案馆

           2020年10月 12日