学生个人档案是其人事档案的重要组成部分，是学生在各个教育阶段形成的重要资料，是大学生就业及今后选拔、任用、考核的重要参考依据。为准确、完整、及时建立新生个人档案，请各院（系）按照本规定做好新生个人档案的收集、审核、整理、移交等工作。

一、指导思想

坚持“以生为本，热情服务，保障安全，文明有序”的原则，档案馆与各院（系）、相关部门协同配合，为新生提供方便、快捷、高效的档案审核、移交服务。

二、工作分工

1.新生各班级辅导员负责收集、审核、整理、移交本班新生档案材料，确保新生档案真实完整。

2.各院（系）兼职档案员负责本院（系）新生班级档案审核、整理、移交等工作，指导各班辅导员做好新生档案的收集、审核、整理、移交等工作，并完成初审。

3.档案馆为各院（系）提供统一的档案袋和密封条，对各院（系）新生档案归档提供指导，做好新生档案终审、移交、接收入库等工作。

三、工作任务及操作流程

1.新生报到后，各院（系）统计新生人数和新生档案份数，填写《晋中学院新生档案人数统计表》，并加盖院（系）公章，交至档案馆，经档案馆审核后，领取档案袋和封条,并及时关注档案工作群关于移交新生档案的相关通知。

2.每年10月之前，各院（系）以班级为单位收集、拆封、整理、审核新生入学档案材料，装袋密封加盖院（系）公章，并在档案袋封面填写相关信息，由各院（系）兼职档案员完成初审后，填写《晋中学院普通高考类新生入学档案材料移交表》或《晋中学院专升本类新生入学档案材料移交表》。

3.每年11月之前，各院（系）兼职档案员组织本院（系）新生各班级辅导员以班为单位，按档案馆安排的时间到档案馆移交新生档案，并办理档案移交相关手续，档案馆完成新生档案材料终审和入库。

四、注意事项

1.档案材料收集要求

（1）所有收集的档案材料必须是原件。

（2）所有收集的各种类型新生档案材料必须是真实的。

（3）教务部移交的高考电子档案打印件，各院（系）务必认真核查有无短缺、漏章等情况。

（4）新生档案袋内只装学生档案材料，不装原档案袋。

2.档案材料审核与装袋要求

（1）新生档案资料收齐后，由新生辅导员负责，对新生档案拆封并对档案材料逐一核对。若有缺项、漏章、未签字等情况，及时与相关部门核实。

（2）新生档案材料审核无误后，由新生班级辅导员为每名学生建档，一人一袋，密封后加盖院（系）公章，并用黑色碳素笔准确完整填写封面相关信息（姓名、目录、件数、系名称、专业班级、学号。其中系名称、专业班级、学号依次写在档案袋右上角）。

 注：各类新生档案材料内容及封面信息

本省新生：综合素质发展报告或高中档案；普通高等学校招生考生报名表；考生当前信息；普通高等学校招生考生体格检查表。

外省新生：高中档案；普通高等学校招生考生报名表；考生当前信息；普通高等学校招生考生体格检查表。

专升本类新生：专科档案；专升本类考试考生报名表；考生当前信息；普通高等学校招生考生体格检查表。

2. 档案移交与管理要求

（1）移交时间

新生报到后两个月内完成档案收集、拆封、审核、整理、装袋、移交工作。移交完成后，新生个人档案由档案馆集中保管。

（2）移交要求

各院（系）新生档案移交，以班级为单位在兼职档案员的带领下由新生班级辅导员负责办理，新生档案按学号由小到大排序打捆，档案馆完成终审。

    注：档案移交表格及份数：

 附件：

  附件1：晋中学院新生档案人数统计表.docx

  附件2：晋中学院普通高考类新生入学档案材料移交表.docx

  附件3：晋中学院专升本类新生入学档案材料移交表.docx