各教学学院：

为了在疫情期间做好2020年毕业生档案的收集、整理、装封、邮寄等工作，保证师生员工的健康，做到防控工作与各项工作两手抓、两不误，现将有关事宜安排如下：

一、责任分工

档案馆负责档案袋和密封条的提供及档案装封工作的指导等工作；各教学学院负责各自毕业生档案材料的收集（从有关部门领取档案材料，如：学籍表、毕业生登记表、报到证等）、装入、档案袋信息的填写和发放等工作。

二、工作任务

1、填写以下四种表格

①《晋中学院2020届毕业生入档材料清单》（根据不同的生源类型分普通高考、专升本、对口生）；

②《晋中学院2020届延期毕业生登记表》

③《毕业生档案统计表》

④《晋中学院（）学院2020届毕业生邮寄档案名册》

以上表格可从档案馆网站下载专区下载，均一式两份，一份交档案馆留存，一份各学院留存。按表要求签字盖章，不得代签。并将电子版发送至邮箱jzxydagdas@163.com

2、档案整理封装工作流程

①提取毕业生入学档案。各教学学院兼职档案员确定了本学院转学院、转专业的学生名单后，按以下时间安排提取毕业生档案。

2020届毕业生入学档案提取时间安排表

②学院兼职档案员组织收集在校形成的各类毕业生档案材料共11类，并对照档案馆制定的“晋中学院2020届毕业生个人档案材料清单说明”进行审核，注意《学生在校期间个人体检表》。收集时需核查每份材料信息的完整性，没有盖章及没有日期的要及时补齐，才能封袋盖章。

③各教学学院将提取的入学档案及收集好的各类毕业档案材料，以班为单位、按照学号顺序及材料顺序整理装入档案袋。并在档案袋上填写姓名、性别、籍贯、日期等。填写档案袋信息要求用黑色钢笔或中性笔，字迹工整，不得涂改。

④各教学学院从档案馆网站下载《晋中学院2020届毕业生入档材料清单》。根据每个毕业生档案袋里的内容，严格按照入档材料清单下方要求填写入档材料清单表格。

⑤各学院对延期毕业的学生，如：清考未过、参军、休学的同学，组织填报《晋中学院2020届延期毕业学生档案登记表》。

⑥为了避免交叉感染，检查无误装封完毕后，盖章工作各学院提前与档案馆预约，完成后各学院发放毕业生档案。

⑦各学院对以上各种表格核对信息无误后，签字、盖章，移交档案馆。

三、注意事项

①各教学学院的兼职档案员及其他人员来档案馆提取毕业生入学档案时，务必佩戴口罩，尽量错峰领取，每个学院提档人数不超过5人，方可入内办理。

②入学档案一律不得拆开！

③所有毕业生一律邮寄档案，档案馆帮助联系邮局办理人员，提供联系方式。

④联系人：贾树梅（15135428969）

                            晋中学院档案馆

                                                                   2020年4月24日