晋档字〔2016〕64号

各市档案局、各高等学校档案部门：

为贯彻落实中共中央办公厅、国务院办公厅《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》（中办发﹝2014﹞15号）、中共山西省委办公厅、山西省人民政府办公厅《关于加强和改进新形势下档案工作的实施意见》（晋办发﹝2015﹞20号）和山西省档案局《深入贯彻落实<关于加强和改进新形势下档案工作的实施意见>的工作措施》（晋档字﹝2016﹞7号）精神，推动全省高校档案事业健康发展，省档案局制定了《关于加强和改进新形势下高校档案工作的实施意见》（附后），现印发给你们。请结合工作实际，认真贯彻执行。各级档案行政管理部门要加强监督指导，适时对贯彻落实情况进行督促检查。

山西省档案局

2016年11月8日

关于加强和改进新形势下高校档案工作的实施意见

为贯彻落实中共中央办公厅、国务院办公厅《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》（以下简称《意见》）、中共山西省委办公厅、山西省人民政府办公厅《关于加强和改进新形势下档案工作的实施意见》（以下简称《实施意见》）和山西省档案局《深入贯彻落实<关于加强和改进新形势下档案工作的实施意见>的工作措施》精神，推动全省高校档案事业健康发展，结合我省高校档案工作实际，提出如下实施意见：

一、提高认识，加强对档案工作的组织领导和支持保障

     1．提高认识，强化组织领导。高校档案是高校人才培养、科学研究、社会服务、文化传承和各项管理活动的真实记录，是高校各项事业发展的重要依据和凭证，也是高校可持续发展不可或缺的信息资源。高校档案工作是学校重要的基础性、保障性、服务性工作，各高校要进一步提高对档案工作重要性的认识，认真贯彻落实两办《意见》和我省《实施意见》，切实将档案工作纳入学校整体发展规划，将档案馆（室）建设列入学校总体建设方案，促进档案管理与学校其他工作同步发展。要明确档案工作分管领导，切实履行对档案工作的领导职责，及时研究解决档案工作发展中的重大问题，从学校建设和发展全局的高度，进一步加强对档案工作的统筹规划和组织领导。

     2．健全机构，完善体制机制。按照《高等学校档案管理办法》（教育部第27号令）的要求，构建专业化、系统化的高校档案管理体系，建立专门的高校档案机构。达到独立建馆要求的要设立专门的档案馆，没有达到独立建馆要求的要设立专门的综合档案室。档案机构要依法履行档案工作职责，将档案工作纳入高校整体考核机制，将档案工作制度纳入高校整体制度建设体系，强化监督与指导，增强管理档案事务的能力。坚持和完善党委领导、校长负责、档案部门归口管理、各部门（单位）和学院（系）共同参与的高校档案工作体制，形成“分工明确、密切配合、管理有序”的高校档案事业发展机制。

     3．加大投入，提供支持保障。完善高校档案事业投入机制，科学合理核定高校档案工作经费，将档案资料征集整理、抢救保护、文献编纂、陈列展览、数字化管理、安全保卫、档案保密、设备装具购置和运行维护等方面经费列入学校预算。加强档案人才投入，建立适应高校改革与发展的档案人才队伍，按照《高等学校档案管理办法》的要求，配备档案馆（室）负责人员，参照劳动人事部、国家档案局《地方各级档案馆人员编制标准》（国档联发﹝1985﹞2号）配备专职档案工作人员，并列入学校事业编制。做好档案人员定编定岗，实行专业技术职务聘任制或者职员职级制，享受学校教学、科研和管理人员同等待遇。优化干部队伍结构，强化档案人员继续教育和专业培训。对长期接触有毒有害物质的档案人员，继续执行省政府办公厅《关于健全和完善档案管理体制等有关事宜的通知》（晋政办函﹝2005﹞9号）精神，给予岗位津贴，并根据经济社会发展水平，建立适当增长机制。

二、突出特色，构建全方位、全覆盖的高校档案资源体系

     4．明确范围，强化收集归档。认真贯彻国家档案局第10号令和教育部第27号令精神，2017年底前全部完成《文件材料归档范围和档案保管期限表》的制定和修订工作。严格执行文件材料归档制度，各种门类、载体档案统一由档案机构集中管理，任何部门和个人不得将公务活动中形成的档案资料据为己有或分散保存，不得擅自推迟归档期限，对不按照要求归档的部门和个人，要依照档案工作责任追究制度进行责任追究。重点加强高校“三重一大”及各类重大活动、重大科研项目档案的收集，加强涉及广大师生切身利益的学籍学历档案、教职工个人档案的收集归档工作。积极推进电子文件归档与电子档案移交接收，对具有保存价值的电子文件应按要求同步归档，统一管理，确保档案部门对电子文件形成、积累和归档的全程监督指导。积极研究并加强对OA办公系统、学生管理、财务管理、教学管理等信息系统形成的数据库及元数据的归档保存。

     5．突出特色，加强征集工作。围绕办学特色和工作重点，着眼教学、科研和管理需求，拓展档案收集范围，改善馆藏结构，围绕重要历史事件、重要人物、知名人士做好史料征集工作。按照“建百年老校，做百年档案”的原则，加紧对散失在外珍贵档案的抢救性收集、征集工作，不断丰富馆藏，着力构筑体系合理、内涵丰富、载体多样的档案资源体系。有条件的高校可设立专门机构，负责档案史料的征集、编辑、公布和出版工作，全面整合档案信息资源，促进高校档案信息资源总量增加、质量提高、结构优化。

三、提升水平，构建多元化、多层次的高校档案利用体系

     6．精心组织，推进数字档案馆（室）建设。按照《数字档案馆建设指南》（档办﹝2010﹞116号）、《数字档案室建设指南》（档发﹝2014﹞4号）的要求，将数字档案馆（室）建设列入学校信息化建设整体规划，统一部署，同步实施。把数字档案馆（室）建设费用纳入学校经费预算，设立专项经费，提供技术和人才保障，保证数字化建设的进度、质量和效率。制定数字档案馆（室）建设发展规划，分步实施，稳妥推进，争取到2020年基本实现存量档案数字化、增量档案电子化、档案传输网络化、档案利用实时化，发挥数字档案馆(室)各项业务功能，实现数字档案馆（室）建设与数字校园建设同步进行，推进档案信息系统与校园网信息系统互联共融。

     7．创新方式，提升服务水平。主动关注和跟踪高校改革与发展动态，积极参与重大活动、重点建设项目、重要科研课题、重要会议等工作，拓展服务领域，提升服务水平。建立方便广大师生校友的档案利用体系，改进服务方式，优化、简化服务流程，最大限度满足广大师生员工的需求。发挥档案“存凭留史、资政育人”的作用，将档案馆作为爱国主义教育、科学普及、社会教育实践的重要基地和场所。发挥档案信息资源优势，加强档案编研工作，开发具有高校特色的档案文化产品。积极探索和开辟档案利用新途径，加强与图书、文博、出版等机构合作，打造适应高校现实需求的新型档案服务产品。通过建立网站、发布网络信息、编辑出版档案参考资料、举办档案专题展览、发行影像制品等形式，全方位为高校提供档案信息服务，提高档案工作服务高校发展的能力。

四、提供保障，构建制度完善、设施完备的高校档案安全体系

     8．加强保障，切实改善档案保管条件。各高校要提供资金保障，严格按照有关规范和标准加快改造或新建、扩建档案库房，将档案馆（室）建设列入学校总体建设方案，“十三五”时期全省各类高校力争建成面积达标、设施完善、功能齐全、服务便捷的档案馆库，实现“存储空间、管理空间和服务空间”三分开，档案保管条件得到全面改善。配备保障档案安全的各类设施设备，有条件的高校要配备消防、安全监控、温湿度监控等智能化、自动化设施设备，构建现代化的档案安全防护体系。将档案馆（室）列入高校重点保护范围，建立档案安全应急处置协调机制，确保档案安全受到危害时得到优先抢救和妥善处置。

     9．采取措施，保障档案信息安全。提高档案信息安全管理能力，建立健全人防、物防、技防三位一体的档案信息安全防范体系，严防档案损毁、丢失、篡改和失泄密事件的发生。加快推进档案信息系统安全等级保护和分级保护工作，严格权限控制、信息加密、病毒防护、安全检测等安全机制，提高档案信息化全程抗风险能力。严格执行档案保密制度和《档案数字化外包安全管理规范》（档办发﹝2014﹞7号），遵循“安全第一，预防为主”的原则，防范高校档案业务外包风险。采取措施，确保电子文件、电子档案长期保存和利用，对重要档案实行异地异质备份保管，保障高校重要档案的安全。