各教学学院：

为做好2017届毕业生档案整理、装封及发放转递工作，现将有关事宜安排如下：

一、主要分工

1、鉴于我院毕业生人数较多，按照学校安排，今年毕业生档案工作由档案馆牵头组织，各教学学院配合共同完成。档案馆负责场地的安排、档案袋和封条等用品的提供、部门间的协调及档案整理工作人员的培训指导、装封等工作；各教学学院负责各自毕业生档案材料的收集（包括需要从有关部门领取的档案材料，如：报到证等）、分类、档案袋信息的填写、装封和发放等工作。

2、考取研究生的学生档案由档案馆负责统一邮寄。各教学学院统一收齐此类档案，填表（从档案馆网站下载《晋中学院2017届考取研究生档案转递名册》并附调档函）。

二、工作流程

从档案馆网站下载《晋中学院2017届毕业生入档材料交接表》并填写相关信息（各教学学院负责完成，一式两份）——→来档案馆核对毕业生入学档案（各教学学院与档案馆共同核对，包括对未毕业生信息的核对）——→领取并填写档案袋信息（各教学学院完成）——→各教学学院将收集好的档案材料带到档案馆，双方现场核对、装封、盖章——→考取研究生的档案以及暂缓毕业的档案需暂存在档案馆，其它正常毕业的档案移交各教学学院发放给学生（办理好移交手续并留存）。

三、时间安排

6月22日上午8:30外语、教育、信工；下午3:00机械、生物、数理学院；6月23日上午8:30旅游公管、政史、化学；下午3:00音乐、体育、美术；6月24日上午8:30文学、经管。（6月22日——24日，先核对入学档案；毕业档案核对时间等候通知）

四、工作要求

1. 所有工作人员必须严肃认真地对待毕业生档案工作，按照分工，明确责任，负责到底，做到无差错。

2. 填写档案袋信息要求用黑、蓝色钢笔或中性笔，字迹工整，不得涂改，院系名称及专业等必须写规范的全称。

3. 毕业生各类材料须以班级、按照学号顺序及材料顺序整理后装入档案袋。

4. 签字必须由具体承办人（教学学院老师及档案馆人员）亲签，不得代签。

注：1、档案材料产生或暂存的部门：入学档案（档案馆），学籍表、表彰材料（学生处），成绩单、学士学位材料、实习鉴定表、毕业生登记表（教务处），报到证（招就处）、团档（团委)、预备党员材料（各个教学学院）2、对口生入学报名表已于2016年发给有关学院（音乐、美术、经管、教育等几个学院），请相关学院的老师落实此项事宜。

                                   晋中学院档案馆

                                   2017年6月15日