第一条为了加强和规范学校重大活动档案的管理，确保重大活动档案的完整与安全，发挥重大活动档案的作用，根据《中华人民共和国档案法》、《山西省重大活动档案管理办法》等有关规定，结合学校实际，制定本办法。

第二条本办法所称重大活动，是指学校组织举办的涉及政治、经济、科学、文化、教育、卫生、体育、外事等方面具有重要影响、规模较大的活动。主要包括：

（一）国家级及省级领导人来学校的公务活动；

（二）国内外知名人士来学校的公务活动；

（三）教育部对学校各项工作的考核、评估、验收活动；

（四）学校与省、市政府的重要合作活动；

（五）学校承办的重要性会议、学术活动；

（六）学校召开的各类重要会议（如党代会、教代会等）和举办的具有较大规模和影响的活动（如校庆等）；

（七）各类由学校组织的或代表学校参加的全国性、国际性竞赛、会展等活动；

（八）其它具有较大社会影响的活动。

第三条本办法所称重大活动档案，是指在重大活动过程中直接形成的对学校和社会具有保存价值的各种纸质、声像、电子文件、实物等不同形式的历史记录。主要包括：

（一）纸质文件材料（包括各种文件、报告、讲话、会议记录、日程安排、宣传报道、题词等重要文字材料）及相应的电子文件；

（二）声像材料（照片、录音、录像等磁性载体）；

（三）有纪念意义的凭证性和标志性实物，包括活动标志、证件、证书、奖牌等；

（四）其它具有保存价值的材料。

第四条重大活动档案管理工作应遵循加强督导、统一协调、各负其责、完整收集、集中管理、有效利用的原则。

第五条档案馆负责指导和协调学校重大活动形成的文件材料的收集、整理、立卷等工作，并进行档案接收、集中保管，开展利用。

第六条重大活动承办部门在制定活动实施方案时，应当同时布置档案收集、整理工作，明确重大活动档案管理的具体责任人（一般为兼职档案员），并做好重大活动档案材料的收集、整理、归档与移交等工作。

第七条重大活动形成的文件材料由承办部门负责收集、整理，立卷、归档。

承办部门为两个及以上的，由承担主要工作的部门（即主要承办部门）立卷归档，其他承办部门应当及时整理本部门在重大活动中形成的文件材料，并在重大活动结束之后及时向主要承办部门移交，主要承办部门应按要求整理并在活动结束后1个月内向档案馆移交；两个以上部门不分主次、联合举办的重大活动，相关部门应当将重大活动中各自形成的文件材料收集齐全，系统整理，活动结束后1个月内向档案馆移交。

第八条档案馆应当加强与重大活动主办部门以及承办部门的联系，及时掌握重大活动的有关情况，督促、检查其按时将重大活动档案向档案馆移交。

第九条档案馆应对接收进馆的重大活动档案及时开展编纂、数字化等工作，积极开发档案信息资源，依法提供利用。

第十条凡属重大活动中形成的涉密文件，应当依法加强安全管理，未经解密，不得进行档案整理业务外包和数字化加工。

第十一条对不按规定收集、整理重大活动档案或将档案资料据为己有的，以及不按规定向档案馆移交重大活动档案，且有损毁、丢失或擅自销毁重大活动档案行为的，将依据《中华人民共和国档案法》中的有关条款和学校有关规定予以处罚。

第十二条本办法自印发之日起施行。