第一章 总 则
第一条 为进一步规范学校档案工作，提高档案管理水平，有效保护和利用档案，根据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国档案法实施条例》《高等学校档案管理办法》《山西省档案管理条例》等法律法规，结合学校实际，修订《晋中学院档案管理实施办法》。
第二条 本办法所称的档案，是指学校从事教学、科研、招生、管理等活动直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、数据、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。
第三条 档案工作是学校工作的重要组成部分，也是学校事业发展的重要基础工作之一。学校把档案工作纳入学校整体事业发展规划，并加强对档案工作的领导与管理。
第四条 学校档案工作实行各类档案集中统一管理制度，维护档案的完整与安全，便于学校各方面的利用。档案馆既是学校档案工作的职能管理部门，又是永久保存和提供利用学校档案资料的专门机构，其业务接受省教育厅和省档案局（馆）的指导、监督与检查。
第二章 管理体制与机构设置
第五条 学校档案工作由校长领导，分管档案工作的校领导协助校长负责档案工作。其主要职责是：
（一）贯彻执行国家关于档案管理的法律法规和方针政策，批准学校档案工作规章制度；
（二）将档案工作纳入学校整体发展规划，促进档案信息化建设与学校其他工作同步发展；
（三）建立健全与办学规模相适应的档案机构，落实人员编制、档案库房、发展档案事业所需设备以及经费；
（四）研究决定档案工作中的重要奖惩和其他重大问题。
第六条 学校成立档案工作委员会。校长任委员会主任，分管档案工作的校领导任副主任，各（院）系（院长）主任、各职能部门和教辅部门负责人为成员，档案馆为学校档案工作委员会的执行机构。档案工作委员会的职责是：
负责学校档案工作的统筹协调、发展规划、规章制度建设、档案检查评估等工作，并对各单位档案工作进行监督、检查和考核。
第七条 学校各（院）系（院长）主任、各职能部门和教辅部门负责人负责本单位的档案工作，并纳入业务工作的职责范围。根据各单位的实际情况，设置1-2名兼职档案工作人员，负责本单位档案的收集、整理和移交工作，并纳入个人业绩考核内容。
第八条 档案馆是保存和提供利用学校档案的专门机构。主要职责是：
（一）贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，综合规划学校档案工作；
（二）拟订学校档案工作规章制度，并负责贯彻落实；确定档案的保管期限和各部门的具体归档内容；
（三）负责接收（征集）、整理、鉴定、统计、保管学校的各类档案及有关资料；
（四）组织实施档案信息化建设和电子文件归档工作；
（五）开展档案的开发、利用和服务工作；
（六）开展学校档案工作人员业务培训及工作指导；
（七）利用档案开展多种形式的宣传教育活动，充分发挥档案的文化教育功能；
（八）开展档案学术研究和交流活动。
第九条 根据《地方各级档案人员编制标准（试行）》和学校工作需要，学校为档案馆配备专职档案工作人员。档案馆工作人员应遵纪守法，爱岗敬业，忠于职守，具备档案业务知识和相应科学文化知识以及现代化管理技能。
第三章 档案管理
第十条 学校建立健全档案工作检查、考核与评估制度，定期布置、检查、总结、验收档案工作，明确岗位职责，强化责任意识，提高档案管理水平。
第十一条 纸质档案材料和电子档案材料应同步归档。文件材料的归档范围为：
（一）党群类：主要包括校党委、工会、团委、民主党派等组织的各种会议文件、会议记录及纪要；各党群部门的工作计划、总结；上级机关与学校关于党群管理的文件材料等。
（二）行政类：主要包括校行政工作的各种会议文件、会议记录及纪要；上级机关与学校关于行政管理的文件材料等。
（三）学生类：主要包括学校培养的学历教育学生的高中档案（专科档案）、考生当前信息、报名表、体检表、学籍材料、奖惩记录、党团档案材料、高校毕业生登记表及反映学生能力的各种材料。
（四）教学类：主要包括在教学管理、教学实践和教学研究等活动中的文件材料。按原国家教委、国家档案局发布的《高等学校教学文件材料归档范围》（（87）教办字016号）的相关规定执行。
（五）人事类：主要包括履历材料、学历学位材料、培训材料、职业(任职)资格材料、评(聘)专业技术职称(职务)材料、反映科研学术水平的材料、表彰奖励材料、招录、聘用材料、工资、待遇材料、其他材料等。
（六）科研类：主要包括在科研活动中形成的文件材料。按国家档案局、科学技术部发布的《科学技术研究档案管理规定》（国档发[2020]8号）执行。
（七）基建类：主要包括学校在基本建设中形成的文件材料。按国家档案局、原国家计委发布的《基本建设项目档案资料管理暂行规定》（国档发[1988]4号）执行。
（八）仪器设备类：主要包括在仪器设备管理中形成的材料。各种国产和国外引进的精密、贵重、稀缺仪器设备（价值在10万元以上）的全套随机技术文件以及在接收、使用、维修和改造工作中产生的文件材料。
（九）产品生产类：主要包括在产学研过程中形成的文件材料、样品或者样品照片、录像等。自行研制、试制产品的文件材料及在生产过程中形成的文件材料、样品、照片、录像等。
（十）出版物类：主要包括自行编辑出版的学报、校报和其他学术刊物。
（十一）外事类：主要包括学校派遣有关人员出席国际会议、出国考察、讲学、访问、合作研究、学习进修的材料；学校聘请的境外专家、教师在教学、科研及其他活动中形成的文件材料；学校开展校际交流、中外合作办学形成的材料。
（十二）财会类：主要包括财务管理文件。按财政部、国家档案局发布的《会计档案管理办法》（财会字〔1998〕32号）执行。
（十三）声像档案：主要包括单位、个人在重要活动和会议中形成的具有保存价值的照片、录像、录音、U盘、移动硬盘、缩微片等。
（十四）实物档案：主要包括机构变更前的印模；省级以上获奖牌匾、荣誉证书等；学校重大活动制作的各种纪念品。
（十五）名人档案：主要包括专家学者、历任校领导、社会上有影响的校友、省级以上模范人物的各种材料。
第十二条 归档时间要求
（一）党、政部门和能按年度归档的部门，应在次年6月底前归档。
（二）教学部门和能按学年度归档的部门，应在次年12月底前归档。
（三）科研、基建（含基建改造工程），应在验收、鉴定、竣工后的3个月内归档。
（四）仪器设备，应在验收后6个月内归档。
（五）当年形成的财会档案在会计年度终了后，暂由计划财务部保管3年，期满后于次年6月底前归档。临时保管期间，财会档案保管应当符合国家档案管理有关规定。
（六）新生入学前形成的档案材料在新生入学第一学年寒假前归档，毕业生档案材料在毕业生档案转递前归档。
第十三条 学校实行材料形成部门立卷归档制度。各部门的兼职档案员要按照归档范围和要求，组织本部门档案的整理、立卷、归档。立卷人应当遵循纸质文件材料和电子文件材料自然形成规律，对文件材料进行整理，档案馆负责指导立卷。
第十四条 归档的文件材料应质地优良、书绘工整、黑色中性笔书写、声像清晰，符合有关规范和标准的要求。电子文件的归档要按照国家档案局发布的《电子公文归档管理暂行办法》以及《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894—2016）执行。
第十五条 档案馆接收档案时，要检查案卷质量，符合要求后，方可按照移交目录进行签收。电子文件归档时应按照电子文件归档要求验收移交。
第十六条 学校与其他单位分工协作完成的项目，档案馆要保存一整套档案。协作单位除保存与自己承担任务有关的档案正本以外，应当将复制件送交档案馆保存。
第十七条 个人在从事教学、科研、管理等职务活动中形成的各种载体形式的档案材料，应当按规定的移交时间，由本部门兼职档案员移交档案馆集中管理，任何个人不得据为己有。
对于个人在其非职务活动中形成的重要档案材料，档案馆可以通过代管的形式进行管理。对于与学校有关的各种档案史料的捐赠者，视其珍贵程度，给予一定的奖励。对于征集到的珍贵史料，学校将根据市场行情进行购买。
第十八条 档案馆应当对馆藏档案和资料的保管情况定期检查，切实做好防火、防盗、防鼠、防高温、防潮、防虫、防尘、防有害气体“八防”工作，消除安全隐患，确保档案实体安全和档案信息安全。对破损、褪色档案要及时修复或复制。
第十九条 档案馆应加强档案信息化建设，保障电子档案、传统载体档案数字化成果等档案数字资源的安全保存和有效利用。
第二十条 档案馆应当认真执行档案统计年报制度，并按照国家有关规定报送档案工作基本情况统计报表。
第四章 档案的利用与公布
第二十一条 档案馆必须严格执行国家、学校保密制度，在确保档案安全和国家机密前提下，按照国家有关规定公布档案，其他任何组织或个人无权公布学校档案。属下列情况之一者，不得对外公布：
（一）涉及国家秘密的；
（二）涉及专利或者技术秘密的；
（三）涉及个人隐私的；
（四）档案形成单位规定限制利用的。
第二十二条 凡持有合法证明的单位和个人，在表明利用档案目的和范围并履行相关手续后，均可利用已公布的档案。境外组织或者个人利用档案的，按照国家有关规定办理。
第二十三条 涉及未公开的档案内容，应当经档案形成单位或本人同意，必要时报请学校领导审批。需要利用的档案涉及重大问题或者国家秘密，应当经学校保密部门批准。
第二十四条 档案馆提供利用的重要珍贵档案，一般不提供原件，如有特殊需要，应经分管档案工作的校领导批准。
第二十五条 档案馆是学校出具档案证明的唯一机构。加盖档案馆公章的档案复制件，与原件具有同等效力。
第二十六条 档案馆要为学校和社会利用档案创造便利条件，用于公益目的的，不得收取费用；用于个人或商业目的的，可以按照有关规定合理收取费用。学校各部门和个人利用其所移交、捐赠的档案，档案馆应无偿和优先提供。
第二十七条 寄存在档案馆的档案，归寄存者所有。如果需要向社会提供利用，应征得寄存者同意。
第五章 档案的鉴定和销毁
第二十八条 档案保管期限分为：永久、长期、短期三种，确定的原则是：
（一）凡是记述和反映本单位主要职能活动和基本历史面貌，有长远利用价值的档案，列为永久保管；
（二）凡是记述和反映本单位一般职能活动，在相当长时期内对本单位工作有查考利用价值的档案，列为长期保管，保管期限为30年；
（三）凡是在短时期内本单位需要查考利用的档案，列为短期保管，保管期限为10年。
第二十九条 档案馆要定期对超过保管期限的档案进行鉴定，鉴定工作在分管档案工作的校领导领导下，由校档案工作委员会、校保密委员会、档案馆、有关业务部门组成鉴定小组，其职责是：
（一）审核学校各类档案归档范围和保管期限表；
（二）确定学校各类档案鉴定的原则、标准和方法；
（三）调整库存档案的保管期限和密级；
（四）对超过保管期限的档案进行直接鉴定，并提出存、毁意见。
第三十条 过期的无保存价值的档案通过鉴定后应及时销毁。销毁档案，要由鉴定小组写出报告、编制清册、报分管档案工作的校领导批准后方可进行。销毁时要指定两人以上监销，严防失密，销毁清册永久保管。销毁后应报上级主管部门备案。
第三十一条 未经鉴定和批准，不得销毁任何档案。
第六章 条件保障
第三十二条 学校要确保档案工作和设备的经费需要，所需经费列入学校预算。
第三十三条 学校要遵循方便利用、安全保管、有利发展的原则，为档案馆提供专用的、符合档案管理要求的档案工作用房。档案馆库要自成体系，库房面积应满足档案工作发展需要，留有存储发展空间。
第三十四条 学校应当为档案馆配备必要的设备和恒温、恒湿、防火、防盗、防尘、防渍、防有害生物及气体等必要设施。
第三十五条 学校及时配置档案管理现代化、档案信息化所需设备设施，加快数字档案馆建设，保障学校档案信息化建设与智慧校园建设同步进行。
第七章 奖励与处罚
第三十六条 学校对在档案工作中做出下列贡献的单位或个人，给与表彰奖励：
（一）在档案的收集、整理、利用工作中做出显著成绩的；
（二）在档案的保护和现代化管理工作中做出显著成绩的；
（三）在档案学研究及档案史料研究中做出重要贡献的；
（四）将重要的或珍贵的档案捐赠给档案馆的；
（五）同违反档案法律法规的行为作斗争，表现突出的。
第三十七条 有下列行为之一的，学校要对直接负责的主管人和直接责任人给予处分。构成犯罪的，由司法机关依法追究刑事责任。
（一）档案工作人员玩忽职守，造成档案损毁、灭失的；
（二）违反保密规定，擅自提供、抄录、复制、公布属于国家所有的档案的；
（三）篡改、损毁、伪造档案或者擅自销毁档案的；
（四）擅自出卖、赠送、交换档案或买卖、非法转让档案的；
（五）将档案出卖、赠送给外国人或者外国组织的；
（六）不按规定归档或者不按期移交档案，被责令改正而拒不改正的；
（七）其他违反档案法律法规的行为。
第八章 附 则
第三十八条 本办法由学校档案馆负责解释。
第三十九条 本办法自发布之日起执行。此前印发的《晋中学院档案管理实施办法》（院字[2015]26号）同时废止。
