为了维护档案的完整与安全，根据《中华人民共和国档案法》《高等学校档案管理办法》《山西省档案管理条例》《晋中学院档案管理办法》等规定，制定本制度。

一、档案保管要贯彻“以防为主，防治结合”的原则，要有适宜保存档案的库房、柜具和切实可行的档案“八防”（防火、防盗、防潮、防光、防鼠、防虫、防尘、防污染）措施。库房内温度应控制在14-24℃之间，相对湿度应控制在45%-60%之间。

二、库房内严禁吸烟和放置易燃易爆危险品以及对档案保护不利的其他物品。

三、库房内应使用白炽灯作为人工照明光源，不宜使用荧光灯，以减少紫外线对档案的损害。

四、库房必须实行专库专人专管，非本馆工作人员不得擅自进入库房。来访人员请在查阅利用室办理查档事宜。

五、库内档案装具及其它设施应排列整齐有序，档案调卷利用完毕后应及时归还原处，不得堆放与档案无关的物品。

六、做好档案库房安全管理，定期对库内档案保管状况进行全面清查，做到档案目录与实体相符。对字迹褪变、损坏的档案，应及时进行修补和复制，并及时补充杀虫灭菌药物。

七、柜门、库门要随开随关，下班前要关好门窗，关闭电源。节假日封闭库房，非档案人员未经许可不得擅自进入库房。

八、库房管理责任人要定期进行消防检查，发现问题及时汇报，随时消除可能发生的事故隐患，并制定出必要的库房灭火与应急疏散预案，有必要的应急措施，以便及时妥善处理突发性火灾等事故。

九、库房必须配备灭火器材，确定专人管理。消防器材不得丢失、移动，经常保持清洁卫生。档案管理人员及有关工作人员必须掌握防火、灭火基本知识和技能，会报火警，会使用灭火器材。

十、妥善保管好库房钥匙，发现丢失立即报告，并及时采取有效措施。

十一、本制度自公布之日起实施。