一、编制说明
为了适应高等学校档案工作日益发展的需要，实现档案管理的规范化、标准化，根据《高等学校档案实体分类法》，结合我院实际情况，制定本方案。
（一）分类原则：我院档案分类原则是以晋中学院形成的全部档案为对象，结合档案内容及其形成特点，把产生于同一活动领域记录和反映相同性质的管理性文件材料、业务性文件材料及载体相同的档案作为有机联系的整体，归为一类，以保证档案材料之间的联系，便于管理和快捷利用。
（二）类目设置：我院档案设党群（DQ）、行政（XZ）、教学（JX）、科学研究（KY）、外事（WS）、基本建设（JJ）、仪器设备（SB）、出版（CB）、财会（CK）、声像（SX）、实物（SW）、名人（MR）十二个一级类目。每一个一级类目下设若干二级类目，教学档案学籍类设四级类目（继续教育、远程教育、中专教育的学籍类设三级类目）。一级类目用该类目名称的汉语拼音的第一个字母表示，如党群用DQ表示，二级类目的表示采用双位制编码（用阿拉伯数字表示），除教学档案、声像档案、名人档案外，各类的第一个二级类目即综合均为11，其余按12、13、14……依次排列，教学类的三级类目也从11、12、13……排列，无综合类的从12、13、14……排列，四级类目用阿拉伯数字1、2、3……n 表示，三四级之间“.”隔开。
（三）档号结构：我院档号由分类号、年度号、案卷号三部分组成，一、二、三级类目之间不用任何符号，直接写出即可，如JX1112表示教学类的本科教学的学科与实验室建设类。三、四级类目之间用“.”隔开。年度号用四位阿拉伯数字组成。类目号与年度号之间，年度号与案卷号之间用“——”隔开。如：
（四）案卷排列：案卷号即案卷顺序号，它是在同一类的最下位类目内，对该类目的案卷编制顺序号，用阿拉伯数字表示。我院教学档案采用三级、四级类目——年代纵向排列法。其余档案采用二级类目——年代纵向排列法。在同一年度里按级别顺序，采用上级在前，本单位在后；永久在前，定期在后的混排法。
二、主表
（一）DQ党群：
11党务综合（党办、党代会、党总支综合材料入此）
12纪检、监察
13组织（党校材料入此）
14宣传、统战（民主党派材料入此）
15工会（妇女工作、教职工代表大会材料入此）
16团委（学生社团材料入此）
（二）XZ行政：
11 综合（院办、学校评估、校友会、校史工作和教学学院综合材料入此）
12 人事
13 审计
14保卫武装（军训材料入此）
15后勤管理
16档案、图书、网络信息
17离退休（2005年以前的档案在人事类）
（三）JX教学
11本科教育
11综合与学科建设（教育研究、教学评估、获奖教材、体育活动材料、学生变更材料等入此）
12教学实践与实验室建设
13招生（招生文件、新生录取简明表等）
14学籍管理
1.学生处各类文件材料
2.学籍表
3.成绩册
15教学管理与课堂教学
16学位（学位委员会授予本科学位清册等入此）
17毕业生（毕业生派遣名册、毕业生花名册、毕业证、派遣证存根领取签收册）
18教材
19师资
12继续教育
11综合（教育研究、教学评估、师资、教学评估材料入此）
12、专业设置 教学计划 教学大纲
13招生（新生录简表）
14学籍管理（学籍表、毕业生花名册、成绩册）
13远程教育
11 综合（教育研究 教学评估 师资等材料入此）
12 专业设置教学计划教学大纲
13 招生
14学籍管理（学籍表、成绩册、毕业生花名册）
14 中专教育
11 综合（教育研究 教学评估 师资等材料入此）
12专业设置教学计划教学大纲
13 招生
14学籍管理（学籍表、成绩册、毕业生花名册）
15 实习
（四）KY 科学研究
11 综合
12 科研项目、合同、成果鉴定等
（五）WS外事
11 综合
12 出国
13 来校
14国际合作与会议
（六）JJ 基本建设
11综合
12 基建项目
（七）SB仪器设备
11综合
12仪器设备
(八)CK财会
11综合
12会计报表
13会计账簿(公积金、奖金、助学金入此)
14会计凭证
15工资清册
（九）CB出版
11综合
12报刊
13期刊
14书刊
15音像
（十）SX声像
12照片（学校综合、实物照片、毕业班集体照、领导及专家来校）
13录音带（综合、专家讲学等）
14录像带（综合、教学及科研等）
15磁盘、光盘、影视胶片（综合、教学及科研等）
（十一）SW实物
12荣誉证书、锦旗、奖杯、奖牌、奖状等
13其它（使用过的印模、校牌、校徽、纪念章等）
（十二）MR名人
个人生平、工作业绩、科研成果、获奖材料、荣誉证书等入此
三、档号模式与排架方式
（一）档号模式
分类号+年度号+案卷号
例1
例2
（二）排架
统一按末级类目、年度纵向排列、案卷号大流水编号，大流水号达到1000卷时，再从1卷排起。
