一、 确定的原则

1、 归档的文件材料必须对学校和社会当前与长远具有参考作用、凭证作用和研究价值。

2、 归档的文件材料必须反映学校各部门活动的全过程，保证完整、准确、系统。

3、 归档的文件材料必须遵循其自然形成的规律，保持彼此间的有机联系，照顾不同部门的不同特点。

二、 归档的主要内容和重点

1、 归档的主要内容包括党群、行政、教学、科研、外事、基建、设备、出版、财会、声像、实物、名人等十二个方面的内容。具体范围见《晋中学院档案归档范围和保管期限表》。

2、 归档的重点以本校形成的不同载体、不同形式的文件材料为主，特别是全局性、综合性文件材料，其次才是上级和其他单位发来的文、电及附件。上级来文中，应以针对学校的指令性、指导性、批复性文件为主。

三、 不归档的文件材料

1、 上级机关普发供参阅、不办的文件材料；

2、 上级机关发来供工作参考的抄件；

3、 上级机关征求意见未定稿的文件；

4、 重份文件；

5、 无参考利用价值的事务性、临时性文件；

6、 未经会议讨论，未经学校领导审阅、签发的未生效的文件、电报草稿，一般性文件的历次修改稿（学校主要领导人亲笔修改稿和负责人签字的最后定稿除外）；

7、 无正式文件，摘录的供工作参阅的非证明材料；

8、 无特殊保存价值的信封、一般性表态、询问一般性问题、提出一般性建设意见和群众来信；

9、 学校内部互相抄送的文件材料，不应履行公文的行文、介绍信等；

10、 本校负责人兼任外单位职务形成的与本校无关的文件材料；

11、 为参考目的从各个方面收集的文件材料；

12、 非隶属机关抄送的不需办理的文件材料；

13、 未生效的合同、协议、单据。

（以上某些方面如果需要，可以作为资料暂存。）